Gestión de stocks: 6. El inventario (3ª parte)

EL INVENTARIO 3ª PARTE: CÓMO INTERPRETAR EL RESULTADO DEL INVENTARIO.

Cuando terminamos de contar TODA la mercancía que tenemos en la empresa nos vamos a encontrar con dos tipos de resultados que tenemos que interpretar y que nos van a ayudar a mejorar la gestión de nuestra empresa.

Vamos a verlos por separado y a dar algunas claves para interpretarlos:

I. Resultado en unidades físicas: El resultado más evidente que nos va a dar el inventario es el número de unidades físicas que tenemos realmente de cada referencia de producto que trabajamos en la empresa.

Podemos (y debemos) comparar ese stock real y detallado, con el "stock virtual", el que nos dice nuestro sistema de gestión de stock que tenemos. 

Es normal que haya una cierta diferencia entre el stock real y el virtual, debido, como hemos visto anteriormente a la "Pérdida desconocida". Ahora bien, si encontramos alguna (o algunas) diferencias desmesuradas, realmente preocupantes, deberemos barajar las siguientes hipótesis.

1. Error en el inventario: Esa es la hipótesis más inmediata. ¿Realmente hemos contado TODA la mercancía? ¿No nos hemos dejado ninguna sección o estantería por contar o algunas cajas olvidadas en un oscuro rincón del almacén?  Va  a ser lo más común y deberemos comprobarlo en primer lugar.

2. Error de gestión: Si realmente hemos descartado que hayamos cometido errores al realizar el inventario y hay un gran desfase en una o varias referencias entre el stock virtual y el real (que hemos obtenido en el inventario), deberemos estudiar la posibilidad de que en algún momento entre este inventario y el anterior hayamos tenido alguna salida de mercancía que no haya sido contabilizada o registrada en nuestro sistema de gestión de stocks. Puede que incluso hayamos enviado mercancía a un cliente (o se la haya llevado él mismo) y el sistema "no sea consciente" de ello y no envíe la factura correspondiente.
El inventario nos permitirá detectar este error. Como sabemos la o las referencias afectadas no debería ser difícil detectarlo.

3. Robo: Si estamos seguros de que los casos 1 y 2 no son aplicables, empezaremos a barajar la opción de que alguien (normalmente desde dentro porque estamos hablando de cantidades importantes) nos esté robando mercancía. No sería la primera ni la última vez que un inventario permite detectar este tipo de actuaciones. Recuerdo aquel empleado (mando intermedio) de una gran superficie que tenía montado un pequeño "negocio" a base de "distraer" CD's y DVD's y venderlos por su cuenta. Varios inventarios deficitarios destaparon el asunto.

Si las diferencias entre el stock real y virtual no son muy grandes (sólo el tiempo, el sentido común y la experiencia de varios inventarios nos acabarán diciendo lo que es un desfase "grande" y cual es "normal" e nuestra empresa) estamos ante la clásica e inevitable "pérdida desconocida". Pero ojo, el que sea inevitable no quiere decir que no se pueda (y se deba) ir reduciendo. Gracias al inventario sabemos en qué secciones, familias de producto e incluso referencias concretas, esta "pérdida desconocida" es más acentuada, y podremos tomar medidas: aleccionar a los empleados para que sean más cuidadosos, para que anoten TODAS las roturas y caducidades, poner alarmas en ciertos productos o cambiarlos de lugar para desalentar a los "chorizos", serán algunas de las medidas que tomaremos...
Un inventario que mostraba un desfase algo más elevado de lo normal en ciertos productos de charcutería de alta gama nos llevó en una tienda a colocar estratégicamente una cámara y capturar a un ladrón habitual.

II. Resultado en unidades monetarias: La mayoría de los programas de gestión de stocks con opción de inventario nos van a permitir valorar (SIEMPRE a precio de coste) la mercancía que hemos contado. Esto nos va a permitir conocer el valor del stock que tenemos en un determinado momento. Esta valoración nos va a permitir conocer el margen al que realmente estamos vendiendo nuestros productos, cosa que aunque no lo parezca muchos empresarios desconocen.

Este tema, por no alargar mucho esta entrada y porque se entiende mejor con ejemplos numéricos, lo vamos a desarrollar en la sección "Haciendo números". 

Gestión de stocks: 5. El inventario (2ª parte)

EL INVENTARIO 2ª PARTE: ¿CADA CUANTO HAY QUE HACER INVENTARIO?

En la entrada anterior de la sección "Gestión de Stocks" hablábamos sobre la importancia de realizar inventarios o recuentos periódicos de mercancías para llevar un control adecuado de nuestro negocio. Ahora vamos a tratar de aclarar un poco qué significa "periódicos".

En realidad no se pueden dar soluciones universales. La periodicidad de nuestros inventarios dependerá mucho del tipo de negocio y de sus circunstancias particulares. Vamos a verlo.

Por empezar por un ejemplo, las secciones de "Productos Frescos" (carnicería, pescadería, frutería...) en un gran hipermercado suelen hacer inventario una vez al mes, mientras que secciones con productos más "estables" y menos delicados (electrodomésticos, textil, libros...) hacen dos inventarios al año.

O sea que, cuanto más susceptibles sean nuestros productos de caducar, estropearse, sufrir mermas..., más a menudo deberemos hacer inventario, para ajustar nuestro "stock virtual" (el que creemos tener) al que tenemos realmente. 

También si pensamos que sufrimos más "Pérdida Desconocida" (hurtos, extravíos de mercancía, roturas sin registrar...) de lo que deberíamos, deberemos hacer más inventarios para tener bajo control estos fenómenos, localizar sus focos principales (secciones concretas, gamas de producto...) y ponerles freno lo antes posible

También es verdad que en nuestra empresa puede que no sea necesario hacer inventarios generales, con el trastorno que ello supone (a veces puede ser necesario cerrar un día el negocio o aprovechar un festivo...), sino que se pueden hacer inventarios cíclicos o parciales en los que se vayan contando cotidianamente y de forma rotatoria diferentes secciones o familias de producto en nuestro negocio. Iremos poco a poco contando partes de las existencias y actualizando el stock gradualmente. Con este sistema nunca tendremos una visión general de cuánta mercancía tenemos realmente (con lo bien que viene esto para calcular nuestro margen real como veremos más adelante) pero tendremos un "stock virtual"  razonablemente ajustado al real, con todas las ventajas de gestión que ello comporta.

Lo importante es que, de una forma u otra, contemos de forma física y real la mercancía de que disponemos. 

Seguiremos hablando del inventario en próximas entradas. 

Gestión de stocks: 4. El inventario (1ª parte)

EL INVENTARIO 1ª PARTE: INTRODUCCIÓN
En anteriores entradas sobre la gestión de stocks, he insistido en la importancia de que la cantidad de mercancía que "creemos tener" coincida lo más posible con la que tenemos realmente. Para ello he dado algunas pautas que nos pueden ayudar a que el "stock virtual" y el "stock real" sean lo más parecidos posibles.

Pero no nos engañemos SIEMPRE habrá diferencias. SIEMPRE. Es imposible que pasado un tiempo de funcionamiento en nuestro negocio, nuestro sistema de gestión de stocks nos diga EXACTAMENTE la mercancía real que tenemos.

Pero, si hemos sido cuidadosos, si lo hemos anotado todo... ¿por qué estas diferencias?

Pues porque no somos perfectos, porque hemos podido anotar mal una salida o entrada de mercancía, hemos olvidado anotar alguna destrucción o caducidad de algún producto, hay hurtos, mermas... En definitiva, porque siempre existe la "pérdida desconocida".

Hay que tener en cuenta que toda diferencia (en nuestra contra como es habitual) entre la mercancía que creemos tener y la que tenemos realmente, lo que hace es minorar nuestro beneficio, como veremos en nuestra sección "Haciendo números". Es muy normal que empresas descuidadas tengan muchos menos beneficios que los que se creen que tienen realmente por culpa de pérdidas o mermas de mercancía que desconocen. En tiempos de crisis, cuando hay que ajustarse el cinturón y sobrevivir con márgenes mínimos, esto puede ser fatal.

Por otra parte, ya hemos hablado de la cantidad de perjuicios que nos ocasiona creer (que nuestro sistema de control de stocks crea) que tenemos una mercancía que en realidad no existe: Clientes mal atendidos, problemas de imagen, pedidos mal hechos...

Por todo ello es imprescindible realizar periódicamente INVENTARIOS físicos. Esto no es más que contar de forma física y real (nada de sacar un listado de stock por ordenador) toda la mercancía que tenemos en nuestra empresa, tanto en el almacén, como expuesta en sala de ventas, como en cualquier rincón insospechado en que se pueda acabar acumulando mercancía.

Es un proceso tedioso, aburrido y largo pero es imprescindible. Una vez realizado todo el conteo extraeremos conclusiones sobre los resultados obtenidos (como veremos en próximas entradas) y pondremos al día nuestro sistema de control de stocks, haciendo que figuren en el mismo las unidades que realmente tenemos. 

Gestión de stocks: 3. El día a día

Ejemplo de almacén caótico. Esta empresa está abocada al desastre.

No me voy a poner, en esta nueva entrada, a desglosar todas las posibles formas de organizar y gestionar un almacén. Daría para escribir un libro. Y la verdad es que cada empresa y cada tipo de mercancía exigen una organización diferente y es necesario estudiar cada caso en concreto. 

Lo único que voy a decir es que sí es fundamental algún tipo de organización del almacén que todos los empleados conozcan y respeten. Por muy pequeño que sea el almacén de nuestra empresa no es de recibo que haya que ponerse a buscar durante un montón de tiempo cada mercancía que necesitemos, con la ineficiencia, la mala imagen de cara al cliente,... que eso conlleva. Ya sé que esto os parecerá a muchos una obviedad, pero cuando te asomas a la realidad empresarial, ves que no es tan obvio como parece. Yo he visto almacenes que te ponen los pelos de punta, espero que el vuestro no sea de esos.

Sí que voy a dar un par de consejos que quizás ya no sean tan obvios y que nos ayudarán a llevar un buen control de vuestros stocks. 

Debemos concienciarnos (y concienciar a nuestros empleado) de que cada vez que una mercancía se caduque, destruya, o quede de cualquier forma inhabilitada para la venta, no basta con deshacerse de ella. Hay que ANOTAR la baja de esa mercancía. 

Si limpiando nuestros lineales se nos cae y rompe un bote de mermelada, no basta con limpiar y recoger el estropicio. Habrá que anotar que tenemos una unidad menos de mermelada marca X sabor Y. Eso hará que nuestro "stock virtual" (el que nos indica nuestro sistema de control de stocks) sea lo más parecido posible a nuestro stock real, y nos evitará sorpresas inesperadas. (Como veremos en nuestra próxima entrada sobre el inventario).

Así sabremos en todo momento cuánto tenemos REALMENTE de cada referencia, lo cual es una información utilísima. Si conseguimos que todas las bajas de mercancías "controlables" se anoten, las diferencias que finalmente haya entre el stock real y el virtual serán debidas a "pérdidas desconocidas" (hurtos internos y externos, mermas...) y podremos saber sí tenemos un problema en este sentido y poner medidas para atajarlo.

Pero no sólo eso. Si conseguimos que se anote la causa de la baja de cada unidad de mercancía, podemos tener una información muy muy útil. ¿Por qué se caducan tantas unidades de la referencia X? Igual tenemos que plantearnos no trabajar ese producto, o cambiarlo de sitio para que se venda más, hacer alguna promoción... ¿Por qué se rompen accidentalmente tantas unidades de la referencia Y? ¿Quién limpia/organiza esa sección de nuestro almacén/tienda? ¿Quizás tenemos ese producto en un lugar de la tienda/almacén poco adecuado para un producto tan frágil?

Información es poder. Recoger la información supone un esfuerzo extra, pero tiene indudables compensaciones. Sólo nosotros podemos saber cuál es el punto de equilibrio entre ese esfuerzo y esas compensaciones. Pero desde luego, con un poco de organización (fichas sencillas donde anotar esas bajas que puede llevar cada empleado encima, por ejemplo...) se puede conseguir una información MUY ÚTIL con muy poco esfuerzo extra.

Gestión de stocks: 2. Entrada de mercancías.

Empezamos por el principio. Nuestra empresa necesita mercancías para vender, materiales para fabricar nuestro producto...

El primer paso, evidentemente, es hacer un pedido a alguno de nuestros proveedores.

Y mi primer consejo es, los pedidos SIEMPRE, SIEMPRE por escrito. Por prisas o para que el proveedor vaya adelantando el pedido, muchas veces lo haremos por teléfono, pero deberemos buscar un momento más tranquilo para realizar una confirmación de pedido por ejemplo por e-mail.

Sería bueno que el pedido, además de la fecha en que se realizó (que ya nos la marcará el e-mail) lleve algún código al que se pueda referir el proveedor cuando traiga la mercancía.

Finalmente, llega la mercancía. Obligatoriamente debe ir acompañada de un albarán. Nuestra primera comprobación será comparar el albarán con el pedido que hicimos en su día (de ahí la importancia de que al albarán lleve alguna nota del tipo: "Albarán correspondiente al pedido XXXXXX").

Debemos comprobar que en el albarán figura todo lo que pedimos en su día. Ni nada más ni nada menos. No sería la primera vez que un proveedor mete en una entrega más mercancía de la que se le pidió para aumentar sus ventas, o incluso mete referencias de poco éxito que no consigue vender de forma honrada para quitárselas de encima.

Téngase en cuenta que la persona que recepciona la mercancía no tiene porqué ser la misma que hizo el pedido en su día, o que, aunque sea la misma, no tiene porqué acordarse exactamente de lo que pidió. Cuando llevamos muchas cosas en la cabeza, la memoria no es de fiar. Por ello es importante tener ese documento escrito donde consta lo que se pidió y que tenemos ambas partes, cliente y proveedor.

La segunda comprobación es comparar el albarán con la mercancía que REALMENTE nos ha traído el proveedor. Por prisas o dejadez muchas veces se da por bueno el albarán y ¡¡¡se firma!!! sin haber comprobado si realmente viene la mercancía que consta en el mismo. ¡¡CUIDADO!! Los errores de buena fe son frecuentes. Y los "errores" de mala fe, no tanto pero también. Es BASTANTE fácil que la mercancía real que nos entregan no coincida exactamente con la que viene en el albarán (normalmente faltará algo, que sobre suele ser más raro).

Si no lo comprobamos y reclamamos en su caso, aparte de pagar por una mercancía inexistente, estaremos introduciendo errores en nuestro sistema de control de stocks:

Imaginemos que en albarán figuran 20 unidades del producto A. Damos por bueno el albarán sin comprobar la mercancía y anotamos en nuestro sistema que tenemos 20 unidades de A. Pero realmente han venido 15 unidades y no nos hemos dado cuenta. 

Conforme vayamos vendiendo el producto A, se irá reduciendo el stock. Cuando hayamos vendido 15 unidades, nuestro sistema nos dirá que nos quedan 5 unidades, cuando en realidad no tendremos ninguna. 

No haremos pedidos de esta referencia porque ¡nos quedan 5 unidades! y cuando un cliente pregunte le aseguraremos que nos quedan 5 unidades que luego seremos incapaces de encontrar en nuestro almacén (porque nunca estuvieron allí, claro)

Y no sabremos la causa: ¿Se han extraviado en el almacén? ¿Alguien las ha robado?... La imagen interna y de cara al cliente es penosa.

Y esto no es ciencia ficción. A pocas referencias que trabajemos, a poco grande que sea nuestro almacén y si tenemos varias personas gestionando estos temas (y no sabiendo cada uno lo que ha hecho el otro) estas cosas pasan, y bastantes veces. 

La tercera comprobación tendrá lugar cuando llegue la factura. Como habremos guardado la copia del albarán que nos dio el transportista a la entrega de la mercancía, (¿la hemos guardado, no?) comprobaremos que nos cobran exactamente por lo que venía en el albarán. Téngase en cuenta que si no comprobamos en su día el albarán con el pedido ni con la mercancía, nos pueden estar cobrando por mercancía que nunca quisimos pedir o, peor aún, con mercancía que nunca nos entregaron. 

Ser meticulosos es la clave.

Gestión de stocks: 1. Introducción

Vamos a empezar por uno de los aspectos más importantes de la gestión de una empresa y a la vez más descuidado por muchas de ellas.

Una gestión de stocks, (o de existencias o de mercancías, como lo queramos llamar) deficiente es un auténtico sumidero de dinero. Y lo peor es que estas pérdidas no siempre son evidentes. Se nos puede estar escapando dinero entre los dedos por culpa de una mala gestión de este aspecto y no darnos cuenta durante años. 

Muchas empresas estuvieron perdiendo dinero por este motivo durante muchos años y sobreviviendo, antes de la crisis, a través de grandes volúmenes de ventas. Cuando la crisis obligó a todo el mundo a apretarse el cinturón, estas empresas ineficientemente gestionadas cayeron como moscas. Mientras que otras empresas, más cuidadosas, han tenido la posibilidad de sobrevivir con márgenes y beneficios más ajustados.

Y no sólo es dinero contante y sonante lo que se pierde a través de una mala gestión de existencias. Esto es como una bomba. Explota normalmente en el almacén, pero la onda expansiva alcanza a todos los aspectos de nuestra empresa. Clientes insatisfechos, mala imagen, mal clima entre los empleados... He visto empresas (y no especialmente pequeñas) hundirse a partir de una mala gestión de stocks que acabó convirtiéndolas en un auténtico caos.

Algunas empresas piden mercancía a sus proveedores mientras que, en un rincón del almacén, hay unidades ignoradas de esa referencia caducándose cubiertas de polvo. Otras aseguran a un cliente que tienen unidades de la mercancía que les pide (el ordenador lo indica así), y cuando ese cliente llega a llevarse esa mercancía, en la empresa son incapaces de encontrarla (posiblemente nunca estuvo allí). Imagínense el cabreo, totalmente justificado, del cliente. También las hay cuyos ordenadores marcan stocks negativos de algunas referencias. ¿Se pueden llegar a tener ¡¡¡-5 unidades!!! de una mercancía? Pues llega a pasar. 

Todos estos son casos reales, y podría seguir un buen rato.

Claro que habrá algunos lectores que digan que esas cosas no pasan en sus empresas. ¡Enhorabuena! Es posible que no necesiten los consejos que voy a ir aportando en próximas entradas. Pero... ¿están seguros de que en su empresa no "desaparece" o se pierde mercancía? ¿Han oído hablar del concepto "Pérdida desconocida"? ¿Tienen implementados procedimientos para evitarla o al menos reducirla al mínimo?

Si no están seguros al 100%, permanezcan atentos a próximas entradas...