Haciendo números: 1. El inventario y el margen.

En esta entrada de nuestra sección "Gestión de stocks" vimos cómo analizar el resultado del inventario, pero nos dejamos en el tintero el análisis del resultado valorado del inventario. Es decir, a qué conclusiones nos llevará conocer cuál es el valor (siempre a precio de coste) de TODA la mercancía que tenemos en nuestra empresa en el momento del inventario.

Para analizar la importancia de este resultado vamos a ver algunos conceptos de forma práctica y sin entrar en demasiados tecnicismos.

Pensemos que tenemos una empresa comercial que compra mercancía y la revende sin más. Si en un periodo determinado ha comprado mercancía por valor de 10.000 € y la ha revendido por 12.000 €, diremos que ha tenido un margen de (Ventas - Compras) 2.000 €.

Incluso podemos calcular el margen en porcentaje (normalmente se calcula el porcentaje sobre las compras):

M%= ((Ventas - Compras) / Compras) x 100.

En este caso es obvio que estamos consiguiendo un Margen del 20% ((2.000 / 10.000) x 100) sobre el precio de compra.

Con este margen comercial deberemos cubrir el resto de costes de nuestra empresa. Cada sector trabaja con unos márgenes propios, y lo que, por ejemplo, en el sector del mueble es un margen perfectamente normal, podría ser desmesurado para una tienda de alimentación.

Pero claro, el lector avispado, ya se habrá dado cuenta de que el caso anterior es totalmente ficticio, pues supone una empresa que parte con CERO mercancía en el almacén, compra una determinada cantidad de mercancía y la vende TODA, sin quedarse con ningún stock sobrante.

La vida real no es tan sencilla. Vamos a ver como calcularíamos el margen en una empresa más "realista".

Margen = Ventas - Compras - Ei + Ef

Siendo Ef = Existencias finales:  valor de las existencias (valoradas a precio de coste) que hemos obtenido en el último inventario (el que acabamos de hacer) 

Siendo Ei = Existencias iniciales: valor de las existencias (valoradas a precio de coste) que obtuvimos en el PENÚLTIMO inventario. 

En porcentaje: M% = ((Ventas - Compras - Ei + Ef) / (Compras + Ei - Ef)) x 100

Vamos a ver un caso numérico. Imaginemos una empresa que hace un inventario cada trimestre.

El último inventario (hecho al final de junio) ha arrojado un resultado de Ef = 25.000 €

El anterior inventario, que se hizo en marzo, tuvo un resultado de Ei = 27.000 €

Las Compras en este periodo (de marzo a junio) han sido de 8.000 €

Las ventas en este periodo han sido de 13.000 €

Aplicando la fórmula, el margen obtenido en este periodo ha sido de 3.000 €

En porcentaje M% = 30%. Sólo hay que aplicar las fórmulas.

Ahora vamos a ver porqué y cómo el inventario nos ayuda a calcular el margen REAL que estamos obteniendo en nuestra empresa.

Imaginemos una empresa teórica que vende (por simplificar) un sólo producto. Cada unidad de este producto le cuesta a la empresa 15 € y lo vende a 25 €. Obviamente, con cada producto estamos obteniendo 10 € de margen, lo que supone un 67% de margen porcentual sobre el precio de compra. Este 67% sería el margen ideal que obtendría la empresa en el caso de que todo fuera teórico y perfecto.

Vamos a ver qué pasa en la realidad.

Hacemos un inventario en marzo y obtenemos un stock valorado en Ei = 50.000 €

Hacemos un inventario en junio y obtenemos un stock valorado en Ef = 52.0000 €

Las Compras en ese período han ascendido a 10.000 €

Las Ventas han ascendido a 11.500 €

Aplicando la fórmula que hemos visto antes, hemos obtenido un Margen en este período de 3.500 €

En porcentaje M% = 44%

Que, como vemos está bastante lejos de ese 67% ideal del que habíamos hablado antes. Si nuestra empresa hubiera sido una máquina perfecta y teórica sin ningún fallo, hubiéramos obtenido un margen del 67%, pero el inventario real y tangible nos muestra un verdadero margen del 44%. 

¿Qué ha pasado? Muy posiblemente una de estas cosas, o una combinación de ambas:

- No hemos vendido realmente al 67% de margen. Se han hecho descuentos, se han regalado muestras gratuitas... Hay que controlar a los empleados y vendedores (y a nosotros mismos) porque en el día a día siempre va a haber tentaciones de ceder a ciertas presiones de los clientes, y nuestro margen se resentirá. Y siempre será conveniente marcar los productos a más margen del que queremos realmente obtener. 

- La "Pérdida desconocida" se ha desbocado. Estudiando el inventario en unidades físicas, podremos ver si hay desfases importantes y en qué productos. Cada unidad de mercancía que desaparece de nuestro stock por roturas, caducidad, hurtos..., repercute directamente en nuestro margen. Es, por verlo de otra manera, como si las vendiésemos a margen cero. Como si las regalásemos.
Si controlamos y anotamos esas "desapariciones" repercutirán igual en el margen; pero al menos no nos llevaremos "sustos" el día del inventario y tendremos en todo momento una idea aproximada de a qué margen real estamos vendiendo, ya que el stock virtual que nos muestre nuestro sistema, se parecerá bastante a esas "Ef" que obtenemos el día del inventario.

Ojo, si la diferencia entre el margen ideal que pretendíamos obtener, y el que hemos obtenido realmente es totalmente escandalosa, no hay que descartar que hay un error en el inventario, como hemos señalado en otras entradas.

Si obtenemos un margen real superior al ideal, (raro ¿no?) lo más probable es que hayamos cometido un error en el inventario anterior (el de marzo en nuestro caso). Nos dejamos en aquel momento de contar mercancía que ahora en junio sí que hemos contado. En este caso el perfil típico sería obtener un margen muy bajo en el inventario de marzo y un margen muy alto en el de junio. Esa situación apunta a que nos dejamos de contar mercancía en el inventario de marzo.

Conclusión: Conociendo nuestros precios y nuestros costes podemos creer que estamos vendiendo a un determinado margen. Pero el margen REAL que estamos obteniendo con nuestras ventas sólo lo sabremos realizando inventarios regulares. La "pérdida desconocida" y una gestión de ventas despreocupada (excesivos descuentos...) repercuten de manera letal en nuestro margen, y podemos tener unas cuentas mucho menos saneadas de lo que nos creemos.

Gestión de stocks: 6. El inventario (3ª parte)

EL INVENTARIO 3ª PARTE: CÓMO INTERPRETAR EL RESULTADO DEL INVENTARIO.

Cuando terminamos de contar TODA la mercancía que tenemos en la empresa nos vamos a encontrar con dos tipos de resultados que tenemos que interpretar y que nos van a ayudar a mejorar la gestión de nuestra empresa.

Vamos a verlos por separado y a dar algunas claves para interpretarlos:

I. Resultado en unidades físicas: El resultado más evidente que nos va a dar el inventario es el número de unidades físicas que tenemos realmente de cada referencia de producto que trabajamos en la empresa.

Podemos (y debemos) comparar ese stock real y detallado, con el "stock virtual", el que nos dice nuestro sistema de gestión de stock que tenemos. 

Es normal que haya una cierta diferencia entre el stock real y el virtual, debido, como hemos visto anteriormente a la "Pérdida desconocida". Ahora bien, si encontramos alguna (o algunas) diferencias desmesuradas, realmente preocupantes, deberemos barajar las siguientes hipótesis.

1. Error en el inventario: Esa es la hipótesis más inmediata. ¿Realmente hemos contado TODA la mercancía? ¿No nos hemos dejado ninguna sección o estantería por contar o algunas cajas olvidadas en un oscuro rincón del almacén?  Va  a ser lo más común y deberemos comprobarlo en primer lugar.

2. Error de gestión: Si realmente hemos descartado que hayamos cometido errores al realizar el inventario y hay un gran desfase en una o varias referencias entre el stock virtual y el real (que hemos obtenido en el inventario), deberemos estudiar la posibilidad de que en algún momento entre este inventario y el anterior hayamos tenido alguna salida de mercancía que no haya sido contabilizada o registrada en nuestro sistema de gestión de stocks. Puede que incluso hayamos enviado mercancía a un cliente (o se la haya llevado él mismo) y el sistema "no sea consciente" de ello y no envíe la factura correspondiente.
El inventario nos permitirá detectar este error. Como sabemos la o las referencias afectadas no debería ser difícil detectarlo.

3. Robo: Si estamos seguros de que los casos 1 y 2 no son aplicables, empezaremos a barajar la opción de que alguien (normalmente desde dentro porque estamos hablando de cantidades importantes) nos esté robando mercancía. No sería la primera ni la última vez que un inventario permite detectar este tipo de actuaciones. Recuerdo aquel empleado (mando intermedio) de una gran superficie que tenía montado un pequeño "negocio" a base de "distraer" CD's y DVD's y venderlos por su cuenta. Varios inventarios deficitarios destaparon el asunto.

Si las diferencias entre el stock real y virtual no son muy grandes (sólo el tiempo, el sentido común y la experiencia de varios inventarios nos acabarán diciendo lo que es un desfase "grande" y cual es "normal" e nuestra empresa) estamos ante la clásica e inevitable "pérdida desconocida". Pero ojo, el que sea inevitable no quiere decir que no se pueda (y se deba) ir reduciendo. Gracias al inventario sabemos en qué secciones, familias de producto e incluso referencias concretas, esta "pérdida desconocida" es más acentuada, y podremos tomar medidas: aleccionar a los empleados para que sean más cuidadosos, para que anoten TODAS las roturas y caducidades, poner alarmas en ciertos productos o cambiarlos de lugar para desalentar a los "chorizos", serán algunas de las medidas que tomaremos...
Un inventario que mostraba un desfase algo más elevado de lo normal en ciertos productos de charcutería de alta gama nos llevó en una tienda a colocar estratégicamente una cámara y capturar a un ladrón habitual.

II. Resultado en unidades monetarias: La mayoría de los programas de gestión de stocks con opción de inventario nos van a permitir valorar (SIEMPRE a precio de coste) la mercancía que hemos contado. Esto nos va a permitir conocer el valor del stock que tenemos en un determinado momento. Esta valoración nos va a permitir conocer el margen al que realmente estamos vendiendo nuestros productos, cosa que aunque no lo parezca muchos empresarios desconocen.

Este tema, por no alargar mucho esta entrada y porque se entiende mejor con ejemplos numéricos, lo vamos a desarrollar en la sección "Haciendo números". 

Imagen de marca: 2. Los colores corporativos.

En la entrada anterior de la sección "Imagen de marca" hablábamos del logotipo de la empresa y aconsejábamos acudir a profesionales para su diseño. Pero también dábamos unos criterios para poder exigir con claridad lo que queremos y saber juzgar si el trabajo de los diseñadores cumple unos mínimos de calidad.

Vamos a seguir por ese camino aprendiendo algunos conceptos sencillos que nos permitirán entendernos con los profesionales del diseño gráfico y ser unos clientes con criterio.

Vamos a hablar del (aunque no lo parezca) complejo mundo de los colores. Y vamos a entender lo que quiero decir muy fácilmente con un ejemplo. Recordemos el logotipo de la antigua Ibercaja.

Ahora hagamos el pequeño esfuerzo de imaginarlo con un suave azul celeste y un profundo rojo granate. No es lo mismo ¿verdad? Se parece, pero no es el mismo logo. Decir que es "azul" y "rojo" no parece una definición suficiente. Ya sé que hay gente que es capaz de distinguir colores "avanzados" como el blanco huevo, el berenjena, el anís o el pistacho. Pero aún así. ¿Todos entendemos EXACTAMENTE lo mismo cuando hablamos de color berenjena? ¿Es alguien capaz de definir el color azul del logotipo de Ibercaja de forma totalmente clara para que todo el mundo entienda exactamente la misma tonalidad?

Hace falta una definición más exacta y técnica de los colores para que todos los que usen nuestro logotipo (usuarios internos a la empresa o externos -imprentas, medios de comunicación,...-) lo plasmen exactamente igual.

Por eso es IMPORTANTÍSIMO que cuando el diseñador nos entregue nuestro diseño de logotipo nos deje claramente definidos cuáles son los colores EXACTOS de nuestro logo. Para que cuando nosotros queramos plasmarlo posteriormente en un folleto, cartel, página web…, los colores que aparezcan sean los exactos que corresponden a nuestra imagen corporativa y no nos llevemos sorpresas desagradables. (Y aún así me he llevado alguna, viendo a algún patrocinado lucir el logo de mi empresa de forma casi irreconocible).

Hay tres formas básicas (no únicas) de definir con exactitud los colores:

1. Colores Pantone: Pantone es una empresa que tiene catalogadas y codificadas miles de tonalidades de color. Cuando alguien se refiere a, por ejemplo, el Pantone 3005, se está refiriendo a una tonalidad de azul concreta que es asumida por muchos programas de diseño gráfico y conocida (a través de catálogos) por imprentas, diseñadores web… Si cuando mando a imprimir un folleto digo que lo quiero en Pantone 3005 estoy diciendo la tonalidad EXACTA de azul en que lo quiero y, salvo errores poco habituales, puedo estar totalmente seguro de la apariencia final que tendrá.

2. Colores CMYK: Estas son las siglas de los cuatro colores básicos con los que se pueden formar TODOS los demás colores mediante el sistema conocido como “cuatricromía” (comúnmente se dice “cuatricomía”) 

C=Cyan

M=Magenta

Y=Yellow

K=Black

Así pues CUALQUIER color puede definirse como una combinación de estos cuatro, expresada normalmente como porcentajes.

Así, por ejemplo, el negro puro será:

C=0%, M=0%, Y=0%, K=100%

3. Colores RGB: Es un sistema similar al CMYK pero que sirve para definir colores que van a ser mostrados a través de una pantalla de ordenador o similar. O sea, que no van a ser impresos.

R=Red

G=Green

B=Blue

Veremos ejemplos concretos de estos conceptos aplicados en la realidad cuando hablemos del "Manual de Imagen corporativa".

Por otro lado, dejando ya el aspecto técnico, podemos encontrar casi infinitas referencias y documentos sobre los aspectos psicológicos del color, las interpretaciones que se les pueden dar a las diferentes tonalidades… Este es un aspecto bastante subjetivo de este tema aunque es cierto que existen multitud de estudios muy interesantes al respecto y que las empresas utilizan estos conocimientos en sus actividades de comunicación. 

Como en este blog vamos a lo concreto y objetivo dejamos este campo de estudio tan etéreo y opinable al criterio de cada cuál. Como digo hay mucha información en la red. Alguna basada en estudios serios y otras que rozan la pseudociencia. Cuidado. 

Haciendo números: Introducción.

En esta nueva sección vamos a explorar algunos temas que es imprescindible tratar numéricamente si queremos profundizar en ellos de forma mínimamente seria.

Pero que nadie se asuste, no pasaremos de sumar, restar, multiplicar y, en algunos casos, dividir. En esta sección complementaremos algunos temas tratados más teóricamente en otras secciones pero que, con unos pocos números, se entenderán mucho mejor.

He leído muchos, muchos blogs y webs sobre gestión empresarial donde se limitan a hablar de "liderazgo", "pensamiento creativo", "gestión del tiempo", "comunicación interpersonal"..., todo eso está muy bien, pero, no nos engañemos, en una empresa hay que hacer números, muchos números. Y no basta con que una gestoría nos lleve la contabilidad y las nóminas. Los responsables de márketing y gestión comercial también hacen números, y muchos. Y si no los hacen o no los saben hacer tienen muchos puntos de ser unos charlatanes con mucha palabrería pero pocos conocimientos sólidos detrás.

Lo iremos viendo, poco a poco y de forma sencilla.

Gestión de stocks: 5. El inventario (2ª parte)

EL INVENTARIO 2ª PARTE: ¿CADA CUANTO HAY QUE HACER INVENTARIO?

En la entrada anterior de la sección "Gestión de Stocks" hablábamos sobre la importancia de realizar inventarios o recuentos periódicos de mercancías para llevar un control adecuado de nuestro negocio. Ahora vamos a tratar de aclarar un poco qué significa "periódicos".

En realidad no se pueden dar soluciones universales. La periodicidad de nuestros inventarios dependerá mucho del tipo de negocio y de sus circunstancias particulares. Vamos a verlo.

Por empezar por un ejemplo, las secciones de "Productos Frescos" (carnicería, pescadería, frutería...) en un gran hipermercado suelen hacer inventario una vez al mes, mientras que secciones con productos más "estables" y menos delicados (electrodomésticos, textil, libros...) hacen dos inventarios al año.

O sea que, cuanto más susceptibles sean nuestros productos de caducar, estropearse, sufrir mermas..., más a menudo deberemos hacer inventario, para ajustar nuestro "stock virtual" (el que creemos tener) al que tenemos realmente. 

También si pensamos que sufrimos más "Pérdida Desconocida" (hurtos, extravíos de mercancía, roturas sin registrar...) de lo que deberíamos, deberemos hacer más inventarios para tener bajo control estos fenómenos, localizar sus focos principales (secciones concretas, gamas de producto...) y ponerles freno lo antes posible

También es verdad que en nuestra empresa puede que no sea necesario hacer inventarios generales, con el trastorno que ello supone (a veces puede ser necesario cerrar un día el negocio o aprovechar un festivo...), sino que se pueden hacer inventarios cíclicos o parciales en los que se vayan contando cotidianamente y de forma rotatoria diferentes secciones o familias de producto en nuestro negocio. Iremos poco a poco contando partes de las existencias y actualizando el stock gradualmente. Con este sistema nunca tendremos una visión general de cuánta mercancía tenemos realmente (con lo bien que viene esto para calcular nuestro margen real como veremos más adelante) pero tendremos un "stock virtual"  razonablemente ajustado al real, con todas las ventajas de gestión que ello comporta.

Lo importante es que, de una forma u otra, contemos de forma física y real la mercancía de que disponemos. 

Seguiremos hablando del inventario en próximas entradas. 

Ahora también podéis encontrarme en BoosterBlog

http://www.boosterblog.es

Imagen de marca: 1. El logotipo

Inauguramos sección. En "Imagen de marca" vamos a tratar aquellos aspectos de nuestra gestión que van a afectar a cómo perciben los clientes (y otros agentes externos) a nuestra empresa.

En esta primera entrada vamos a hablar del logotipo. Y vamos a hablar de ello en el sentido más normalizado del término, de lo que todos entendemos cuando oímos decir "logotipo". El que quiera entrar en distinciones más técnicas, puede entrar por ejemplo aquí.

Lo primero que quiero decir es que el éxito o fracaso de nuestra empresa no va a depender (salvo casos muy extremos) del logo o nombre comercial que elijamos. Hay gente que parece creer que el futuro de todo su negocio pende de una buena o mala elección en ese sentido, y querría relativizar esa idea.

Seamos serios, el tremendo éxito de marcas como Ikea, Nike o Adidas (por nombrar algunas) no ha sido fruto de lo acertado de la elección del nombre o logotipo. Si ahora cualquiera de esos nombres (o sus imágenes gráficas) nos evocan el éxito comercial más rotundo es debido a años de inversión, trabajo duro y buen hacer empresarial. Gracias a todo eso, oímos "Nike" y pensamos en un referente en su sector y, podríamos decir, en nuestras vidas. Nike es un buen nombre y su logo es de los mejores que he visto, y eso ayuda, pero no es el aspecto decisivo y fundamental.

Eso no quiere decir que la cuestión no sea importante y que cualquier nombre o logotipo sea igual de válido. Veremos porqué no más adelante. Para empezar, mi consejo es que recurramos a profesionales con experiencia. Eso de "Ya me diseñará el logotipo mi  sobrina de 15 años que dibuja muy bien..." no suele funcionar.

Pero que recurramos a un profesional no significa que nos abandonemos en sus manos. Debemos tener unos criterios claros para comunicarle qué queremos, y posteriormente para juzgar si su trabajo es adecuado y cumple nuestras expectativas. 

No voy a definir lo que es un "buen logotipo", es algo demasiado subjetivo. Pero sí voy a dar criterios o reglas para evitar un "mal logotipo". O dicho de otro modo, criterios o reglas mínimos que debe cumplir un logotipo para cumplir su función. A partir de estos mínimos, el gusto de cada uno y el buen hacer y creatividad de los profesionales que contrate, marcarán la diferencia.

La funcionalidad de un logotipo radica en su capacidad de identificar la empresa o producto frente a los de la competencia y transmitir al público una serie de valores y sensaciones.

Por supuesto estos son factores un tanto subjetivos y, por tanto, difíciles de valorar y eternamente discutibles. Es por ello que nos vamos a tratar de centrar en aspectos más objetivos y medibles del logotipo a la hora de valorar su idoneidad:

1. Legibilidad: Es la capacidad que el logotipo tiene de ser leído y recordado con facilidad. Los grafismos y tipos de letra de fantasía están muy bien, pero si nadie es capaz de entender cuál es el nombre de nuestra empresa...

2. Reproductividad: Es la capacidad que tiene de ser fácilmente reproducido en diversos formatos, tamaños, colores de fondo y medidas, conservando la legibilidad. Importante la reproducción en tamaños pequeños (tarjetas de visita) y en blanco y negro (fotocopias y faxes). Es inútil un logotipo espectacular que si aparece pequeñito en una tarjeta se convierte en un gurruño indescifrable. O un logotipo muy colorido que en una fotocopia  aparece como un pegote gris.

3. Adaptabilidad: Es la capacidad que tiene de ser adaptado en situaciones diversas. Por ejemplo: monos de trabajo, regalos de empresa (plateado, serigrafiado, en relieve) en presentaciones animadas en 3D, etc... Ojo, que no todos los logos son adecuados para esto. Debemos especificarle al diseñador en qué soportes previsiblemente va a aparecer nuestro logotipo.

Por todo ello, cuando “compremos” un logotipo. Nos deberán dar los documentos en formato digital donde consten:

- La definición exacta de los colores (Pantones y/o CMYK)

- Nos deberán dar versiones del logo en varios tamaños.

- Nos deberán dar al menos una versión en blanco y negro para cuando deba aparecer en soportes que no admitan color.

- Conviene que nos suministren (aunque sea pagando un extra) las aplicaciones más básicas del logotipo, por ejemplo en papelería (tarjetas de visita, cartas, sobres, carpetas,…). Lo que denominaremos en los casos más elaborados un "Manual de imagen corporativa"

Hablaremos más en detalle de algunos de estos aspectos en posteriores entradas.

Casos de estudio: 2. Sangría Lolea

En nuestro segundo caso de estudio vamos a incidir de nuevo en cómo se puede vender un producto tradicional (en este caso sangría) aportando algo nuevo, fresco y diferente. 

Como dijimos ya en el caso anterior, se trata de "rodear" a nuestro producto de sensaciones, emociones, contenidos... que aporten al comprador algo más que no sea sólo el uso o degustación de nuestro producto.

De nuevo recomiendo recorrer, con calma y disfrutando, la página web de esta empresa.

http://www.sangrialolea.com/

Vean la estética evocadora, el recurso al glamour de la etapa dorada de Hollywood, las diferentes presentaciones del producto, los contenidos y sugerencias de "uso"...

Cuando entramos en esta página, no estamos sólo comprando sangría (una bebida más o menos agradable),  sino entrando en un mundo de evocación, estilo y glamour. Es un plus que no encontraremos en las tristes y asépticas estanterías de un supermercado. Y seguro que existen clientes que agradecen y valoran ese "plus".

Juzguen ustedes mismos.

Gestión de stocks: 4. El inventario (1ª parte)

EL INVENTARIO 1ª PARTE: INTRODUCCIÓN
En anteriores entradas sobre la gestión de stocks, he insistido en la importancia de que la cantidad de mercancía que "creemos tener" coincida lo más posible con la que tenemos realmente. Para ello he dado algunas pautas que nos pueden ayudar a que el "stock virtual" y el "stock real" sean lo más parecidos posibles.

Pero no nos engañemos SIEMPRE habrá diferencias. SIEMPRE. Es imposible que pasado un tiempo de funcionamiento en nuestro negocio, nuestro sistema de gestión de stocks nos diga EXACTAMENTE la mercancía real que tenemos.

Pero, si hemos sido cuidadosos, si lo hemos anotado todo... ¿por qué estas diferencias?

Pues porque no somos perfectos, porque hemos podido anotar mal una salida o entrada de mercancía, hemos olvidado anotar alguna destrucción o caducidad de algún producto, hay hurtos, mermas... En definitiva, porque siempre existe la "pérdida desconocida".

Hay que tener en cuenta que toda diferencia (en nuestra contra como es habitual) entre la mercancía que creemos tener y la que tenemos realmente, lo que hace es minorar nuestro beneficio, como veremos en nuestra sección "Haciendo números". Es muy normal que empresas descuidadas tengan muchos menos beneficios que los que se creen que tienen realmente por culpa de pérdidas o mermas de mercancía que desconocen. En tiempos de crisis, cuando hay que ajustarse el cinturón y sobrevivir con márgenes mínimos, esto puede ser fatal.

Por otra parte, ya hemos hablado de la cantidad de perjuicios que nos ocasiona creer (que nuestro sistema de control de stocks crea) que tenemos una mercancía que en realidad no existe: Clientes mal atendidos, problemas de imagen, pedidos mal hechos...

Por todo ello es imprescindible realizar periódicamente INVENTARIOS físicos. Esto no es más que contar de forma física y real (nada de sacar un listado de stock por ordenador) toda la mercancía que tenemos en nuestra empresa, tanto en el almacén, como expuesta en sala de ventas, como en cualquier rincón insospechado en que se pueda acabar acumulando mercancía.

Es un proceso tedioso, aburrido y largo pero es imprescindible. Una vez realizado todo el conteo extraeremos conclusiones sobre los resultados obtenidos (como veremos en próximas entradas) y pondremos al día nuestro sistema de control de stocks, haciendo que figuren en el mismo las unidades que realmente tenemos. 

Gestión de stocks: 3. El día a día

Ejemplo de almacén caótico. Esta empresa está abocada al desastre.

No me voy a poner, en esta nueva entrada, a desglosar todas las posibles formas de organizar y gestionar un almacén. Daría para escribir un libro. Y la verdad es que cada empresa y cada tipo de mercancía exigen una organización diferente y es necesario estudiar cada caso en concreto. 

Lo único que voy a decir es que sí es fundamental algún tipo de organización del almacén que todos los empleados conozcan y respeten. Por muy pequeño que sea el almacén de nuestra empresa no es de recibo que haya que ponerse a buscar durante un montón de tiempo cada mercancía que necesitemos, con la ineficiencia, la mala imagen de cara al cliente,... que eso conlleva. Ya sé que esto os parecerá a muchos una obviedad, pero cuando te asomas a la realidad empresarial, ves que no es tan obvio como parece. Yo he visto almacenes que te ponen los pelos de punta, espero que el vuestro no sea de esos.

Sí que voy a dar un par de consejos que quizás ya no sean tan obvios y que nos ayudarán a llevar un buen control de vuestros stocks. 

Debemos concienciarnos (y concienciar a nuestros empleado) de que cada vez que una mercancía se caduque, destruya, o quede de cualquier forma inhabilitada para la venta, no basta con deshacerse de ella. Hay que ANOTAR la baja de esa mercancía. 

Si limpiando nuestros lineales se nos cae y rompe un bote de mermelada, no basta con limpiar y recoger el estropicio. Habrá que anotar que tenemos una unidad menos de mermelada marca X sabor Y. Eso hará que nuestro "stock virtual" (el que nos indica nuestro sistema de control de stocks) sea lo más parecido posible a nuestro stock real, y nos evitará sorpresas inesperadas. (Como veremos en nuestra próxima entrada sobre el inventario).

Así sabremos en todo momento cuánto tenemos REALMENTE de cada referencia, lo cual es una información utilísima. Si conseguimos que todas las bajas de mercancías "controlables" se anoten, las diferencias que finalmente haya entre el stock real y el virtual serán debidas a "pérdidas desconocidas" (hurtos internos y externos, mermas...) y podremos saber sí tenemos un problema en este sentido y poner medidas para atajarlo.

Pero no sólo eso. Si conseguimos que se anote la causa de la baja de cada unidad de mercancía, podemos tener una información muy muy útil. ¿Por qué se caducan tantas unidades de la referencia X? Igual tenemos que plantearnos no trabajar ese producto, o cambiarlo de sitio para que se venda más, hacer alguna promoción... ¿Por qué se rompen accidentalmente tantas unidades de la referencia Y? ¿Quién limpia/organiza esa sección de nuestro almacén/tienda? ¿Quizás tenemos ese producto en un lugar de la tienda/almacén poco adecuado para un producto tan frágil?

Información es poder. Recoger la información supone un esfuerzo extra, pero tiene indudables compensaciones. Sólo nosotros podemos saber cuál es el punto de equilibrio entre ese esfuerzo y esas compensaciones. Pero desde luego, con un poco de organización (fichas sencillas donde anotar esas bajas que puede llevar cada empleado encima, por ejemplo...) se puede conseguir una información MUY ÚTIL con muy poco esfuerzo extra.

Comercio Electrónico: 1. Normativa.

En esta sección de "Comercio" Electrónico aportaremos consejos y recomendaciones útiles para aquellos que quieran aventurarse en el complejo mundo de la venta por Internet.

Mucho ojo. Con tener una web molona con un "carrito de compra" no basta para tener una tienda on-line de éxito.

Iremos hablando de estos temas en próximas entradas, pero hoy nos vamos a centrar en el nuevo cambio de legislación que obliga desde el 13 de junio de 2014 a todos los comercios electrónicos a cumplir ciertas condiciones y requisitos:

5 pasos para adaptar el comercio on line a la nueva normativa de consumidores

De estudio obligatorio para los que ya tengan, o quieran tener, un comercio electrónico.

Y, de propina, un blog lleno de consejos e información útil para los interesados en estos temas:

On Line Trend Blog

Espero que os sea útil.

Casos de estudio: 1. MundoBubub

Inauguramos la sección "Casos de estudio". En esta sección vamos a ir analizando empresas reales que están haciendo bien algunas, o bastantes, cosas bien. Veremos qué conclusiones podemos sacar y qué podemos aprender.

Muchos dirán que la empresa que presentamos hoy nace ya "bendecida" ya que uno de sus promotores (Curro Fatás) es un personaje bastante conocido en Aragón, y por lo tanto tiene unos contactos y una notoriedad con los que nosotros no contaríamos jamás.

Eso es cierto, pero no es menos cierto que los promotores de Mundo Bubub han afrontado la fabricación y comercialización de un producto tradicional (la mermelada) de un modo totalmente imaginativo, lleno de humor y pasión.

Muchas veces una PYME no puede competir con los grandes en precio, canales de distribución... pero sí puede competir en calidad y sobre todo en comunicación, utilizando medios y formas no tradicionales.

Cuando no tenemos ventajas competitivas tradicionales evidentes, no se trata ya de vender sólo un producto (mermelada), sino de vender emociones, experiencias, humor y contenidos útiles (como el espacio de intercambio de recetas que aparece en la web de MundoBubub).

La mermelada se ve así arropada o rodeada de todo un cúmulo de sensaciones y experiencias que la mermelada de siempre desde el lineal del supermercado no nos aportará jamás. 

En muchos casos el éxito no está en satisfacer una necesidad básica (que ya satisfacen 10.000 empresas de la competencia) sino de "emocionar" con nuestro producto. Dar buen rollo, proporcionar experiencias novedosas... Con suerte y buen hacer encontraremos un cierto sector del mercado que se apunte a nuestra propuesta.

Da mucho que pensar, y a los chicos de Mundo Bubub les está yendo muy bien.

Recomiendo a mis lectores que exploren a conciencia todos los rincones de esta página de Mundo Bubub y reflexionen sobre esta novedosa forma de vender un producto, en principio, nada novedoso. Y de paso, ¡que pasen un buen rato!

Click aquí para entrar a MundoBubub

Espero comentarios sobre qué les parece esta idea, esta forma de hacer las cosas, este nuevo MUNDO BUBUB...