Cuando terminamos de contar TODA la mercancía que tenemos en la empresa nos vamos a encontrar con dos tipos de resultados que tenemos que interpretar y que nos van a ayudar a mejorar la gestión de nuestra empresa.
Vamos a verlos por separado y a dar algunas claves para interpretarlos:
I. Resultado en unidades físicas: El resultado más evidente que nos va a dar el inventario es el número de unidades físicas que tenemos realmente de cada referencia de producto que trabajamos en la empresa.
Podemos (y debemos) comparar ese stock real y detallado, con el "stock virtual", el que nos dice nuestro sistema de gestión de stock que tenemos.
Es normal que haya una cierta diferencia entre el stock real y el virtual, debido, como hemos visto anteriormente a la "Pérdida desconocida". Ahora bien, si encontramos alguna (o algunas) diferencias desmesuradas, realmente preocupantes, deberemos barajar las siguientes hipótesis.
1. Error en el inventario: Esa es la hipótesis más inmediata. ¿Realmente hemos contado TODA la mercancía? ¿No nos hemos dejado ninguna sección o estantería por contar o algunas cajas olvidadas en un oscuro rincón del almacén? Va a ser lo más común y deberemos comprobarlo en primer lugar.
2. Error de gestión: Si realmente hemos descartado que hayamos cometido errores al realizar el inventario y hay un gran desfase en una o varias referencias entre el stock virtual y el real (que hemos obtenido en el inventario), deberemos estudiar la posibilidad de que en algún momento entre este inventario y el anterior hayamos tenido alguna salida de mercancía que no haya sido contabilizada o registrada en nuestro sistema de gestión de stocks. Puede que incluso hayamos enviado mercancía a un cliente (o se la haya llevado él mismo) y el sistema "no sea consciente" de ello y no envíe la factura correspondiente.
El inventario nos permitirá detectar este error. Como sabemos la o las referencias afectadas no debería ser difícil detectarlo.
3. Robo: Si estamos seguros de que los casos 1 y 2 no son aplicables, empezaremos a barajar la opción de que alguien (normalmente desde dentro porque estamos hablando de cantidades importantes) nos esté robando mercancía. No sería la primera ni la última vez que un inventario permite detectar este tipo de actuaciones. Recuerdo aquel empleado (mando intermedio) de una gran superficie que tenía montado un pequeño "negocio" a base de "distraer" CD's y DVD's y venderlos por su cuenta. Varios inventarios deficitarios destaparon el asunto.
Si las diferencias entre el stock real y virtual no son muy grandes (sólo el tiempo, el sentido común y la experiencia de varios inventarios nos acabarán diciendo lo que es un desfase "grande" y cual es "normal" e nuestra empresa) estamos ante la clásica e inevitable "pérdida desconocida". Pero ojo, el que sea inevitable no quiere decir que no se pueda (y se deba) ir reduciendo. Gracias al inventario sabemos en qué secciones, familias de producto e incluso referencias concretas, esta "pérdida desconocida" es más acentuada, y podremos tomar medidas: aleccionar a los empleados para que sean más cuidadosos, para que anoten TODAS las roturas y caducidades, poner alarmas en ciertos productos o cambiarlos de lugar para desalentar a los "chorizos", serán algunas de las medidas que tomaremos...
Un inventario que mostraba un desfase algo más elevado de lo normal en ciertos productos de charcutería de alta gama nos llevó en una tienda a colocar estratégicamente una cámara y capturar a un ladrón habitual.
II. Resultado en unidades monetarias: La mayoría de los programas de gestión de stocks con opción de inventario nos van a permitir valorar (SIEMPRE a precio de coste) la mercancía que hemos contado. Esto nos va a permitir conocer el valor del stock que tenemos en un determinado momento. Esta valoración nos va a permitir conocer el margen al que realmente estamos vendiendo nuestros productos, cosa que aunque no lo parezca muchos empresarios desconocen.
Este tema, por no alargar mucho esta entrada y porque se entiende mejor con ejemplos numéricos, lo vamos a desarrollar en la sección "Haciendo números".
El inventario nos permitirá detectar este error. Como sabemos la o las referencias afectadas no debería ser difícil detectarlo.
3. Robo: Si estamos seguros de que los casos 1 y 2 no son aplicables, empezaremos a barajar la opción de que alguien (normalmente desde dentro porque estamos hablando de cantidades importantes) nos esté robando mercancía. No sería la primera ni la última vez que un inventario permite detectar este tipo de actuaciones. Recuerdo aquel empleado (mando intermedio) de una gran superficie que tenía montado un pequeño "negocio" a base de "distraer" CD's y DVD's y venderlos por su cuenta. Varios inventarios deficitarios destaparon el asunto.
Si las diferencias entre el stock real y virtual no son muy grandes (sólo el tiempo, el sentido común y la experiencia de varios inventarios nos acabarán diciendo lo que es un desfase "grande" y cual es "normal" e nuestra empresa) estamos ante la clásica e inevitable "pérdida desconocida". Pero ojo, el que sea inevitable no quiere decir que no se pueda (y se deba) ir reduciendo. Gracias al inventario sabemos en qué secciones, familias de producto e incluso referencias concretas, esta "pérdida desconocida" es más acentuada, y podremos tomar medidas: aleccionar a los empleados para que sean más cuidadosos, para que anoten TODAS las roturas y caducidades, poner alarmas en ciertos productos o cambiarlos de lugar para desalentar a los "chorizos", serán algunas de las medidas que tomaremos...Un inventario que mostraba un desfase algo más elevado de lo normal en ciertos productos de charcutería de alta gama nos llevó en una tienda a colocar estratégicamente una cámara y capturar a un ladrón habitual.
II. Resultado en unidades monetarias: La mayoría de los programas de gestión de stocks con opción de inventario nos van a permitir valorar (SIEMPRE a precio de coste) la mercancía que hemos contado. Esto nos va a permitir conocer el valor del stock que tenemos en un determinado momento. Esta valoración nos va a permitir conocer el margen al que realmente estamos vendiendo nuestros productos, cosa que aunque no lo parezca muchos empresarios desconocen.
Este tema, por no alargar mucho esta entrada y porque se entiende mejor con ejemplos numéricos, lo vamos a desarrollar en la sección "Haciendo números".
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